Opis
Książka to praktyczny poradnik, który szczegółowo przedstawia, jak prowadzić akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zgodnie z prawem, tak by ustrzec się błędów na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Publikacja uwzględnia duże zmiany w prawie pracy, które miały miejsce w 2023 r., i ich wpływ na prowadzenie akt osobowych, wynikające z:
ustawy z 1.12.2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), która wprowadziła do Kodeksu pracy pracę zdalną oraz kontrolę trzeźwości pracowników,
ustawy z 9.3.2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 641), która wprowadziła do Kodeksu pracy przepisy mające na celu równoważenie życia zawodowego z prywatnym pracowników (tzw. work-life balance).
Ponadto książka uwzględnia nowelizacje rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, a także planowaną nowelizację rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy.
W książce omówiono wszystkie działania, które umożliwiają zgodne z prawem wykonanie obowiązku prowadzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W szczególności wskazano:
w którym momencie dokumentacja pracownicza powinna zostać utworzona,
jak technicznie wygląda wzorcowa teczka akt oraz pozostała indywidualna dokumentacja pracownicza,
jak numerować dokumenty i zachować chronologię,
jakich dokumentów nie można składać do akt w oryginale,
w jakich warunkach przechowywać akta osobowe w zależności od ich postaci (papierowa, elektroniczna),
jaka jest procedura dygitalizacji akt,
jak długo należy archiwizować akta osobowe,
kogo i jak należy poinformować o okresie przechowywania akt po ustaniu stosunku pracy,
jakie błędy najczęściej popełniają pracodawcy przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i jak je naprawiać.
Ponadto w publikacji zawarty został szczegółowy opis dokumentów składanych w aktach, w których najczęściej pojawiają się błędy, w związku z czym podlegają one kontroli w pierwszej kolejności. W szczególności, punkt po punkcie, omówione zostały elementy treści świadectwa pracy, umowy o pracę, informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia, porozumienia rozwiązującego umowę, wypowiedzenia umowy, oświadczenia o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich, skierowania na badania lekarskie w zakresie zdolności do pracy oraz wielu innych. Przedstawiono też wzory tych dokumentów w wersji uwzględniającej zmiany wprowadzone nowelizacjami Kodeksu pracy z 1.12.2022 r. oraz z 9.3.2023 r. Całość uzupełnia opis obowiązków pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej.
Walor kompleksowego opracowania tematu akt osobowych dopełnia przedstawienie w książce opisów sytuacji nietypowych w postępowaniu z teczkami pracowników, takimi jak np.: przekazanie akt pracownika pracodawcy przejmującego część zakładu pracy, zaginięcie teczki osobowej, postępowanie w związku z likwidacją lub upadłością pracodawcy czy tworzenie i odbieranie dokumentów w języku obcym.
Problematyka akt osobowych zilustrowana została dużą liczbą przykładów, które są odpowiedziami na rzeczywiste pytania zgłaszane przez pracowników działów kadr. W książce uwzględniono ponadto aktualne orzecznictwo sądowe oraz stanowiska organów państwa nadzorujących przestrzeganie prawa.
Dzięki tej książce Czytelnik dowie się m.in.:
Jakie nowe dokumenty powinny być umieszczane w aktach osobowych po 26.4.2023 r.?
Jakie zmiany wprowadziły do akt osobowych nowelizacje Kodeksu pracy związane z badaniem trzeźwości pracowników, pracą zdalną oraz równoważeniem życia zawodowego i rodzinnego?
Co należy zrobić ze starą dokumentacją badań trzeźwości pracowników?
Jaki jest wzór świadectwa pracy po 26.4.2023 r.?
Jakie elementy powinna zawierać nowa informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia?
Co się zmieniło w treści umowy o pracę na okres próbny?
Kiedy powstaje i na czym polega obowiązek tworzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?
Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?
Czy można prowadzić część dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej, a część w wersji elektronicznej?
Jakie techniczne parametry powinna spełniać teczka papierowa oraz e-teczka akt personalnych?
Jak krok po kroku postępować z nowym dokumentem złożonym przez pracownika?
Jakie obowiązki ma pracownik administrujący aktami osobowymi w zakresie ochrony danych osobowych?
Komu i w jakim trybie pracodawca ma obowiązek udostępnić akta osobowe pracownika?
Czy dopuszczalne jest umieszczanie w aktach osobowych pracownika np. kserokopii dowodu osobistego, notatki służbowej oceniającej jakość pracy, CV ze zdjęciem, kserokopii aktu małżeństwa lub urodzenia dziecka albo korespondencji z komornikiem?
Publikacja pozwala sprawdzić, czy przyjęte i funkcjonujące w zakładzie procedury postępowania z dokumentacją osobową nie naruszają przepisów i zasad prawa pracy. Szczególną uwagę zwrócono przy tym na aspekt ochrony danych osobowych, które zawarte są w każdym dokumencie składanym do tych akt.
W publikacji czytelnik znajdzie również odpowiedzi na następujące pytania:
Czy na żądanie pracownika trzeba mu skserować całą teczkę osobową?
Czy dokumenty składane do akt należy potwierdzać za zgodność z oryginałem?
Czy z akt należy usuwać dokumenty, które straciły już swoją przydatność?
Czy pracodawca będący osobą fizyczną może przechowywać akta osobowe po zlikwidowaniu działalności?
Jakie treści przechowywane są w częściach D i E akt osobowych?
Czy przyjmując pracownika po kilku latach przerwy, można wykorzystać starą teczkę osobową?
Na kim spoczywa odpowiedzialność za akta po powierzeniu ich prowadzenia przez firmę zewnętrzną?
Czy kopię świadectwa pracy z poprzedniego zatrudnienia sporządzonego w języku obcym trzeba przed złożeniem do akt przetłumaczyć?
Czy od każdego pracownika można wymagać udostępnienia zdjęcia do celów służbowych?
Kiedy pracodawca może wykorzystać orzeczenie lekarskie o zdolności do pracy uzyskane przez pracownika w poprzednim zatrudnieniu?
Czy pracodawca ma obowiązek sporządzenia i złożenia do akt osobowych tzw. obiegówki?
W książce znajdują się m.in. wzory dokumentów:
informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej po rozwiązaniu umowy o pracę,
skierowanie na badanie profilaktyczne,
upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,
oświadczenie o udostępnieniu wizerunku do celów służbowych,
karta obiegowa w związku z zakończeniem zatrudnienia,
umowa o pracę na okres próbny,
informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia w wersjach: opisowej oraz wskazania odpowiednich przepisów,
porozumienie stron rozwiązujące umowę,
świadectwo pracy,
opinia o pracy pracownika,
spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych.
Opinie
Na razie nie ma opinii o produkcie.